ERP راهکاری نوین برای مدیریت و تصمیم‌گیری درست سازمانی
امروز مدیریت و راهبری سازمان یکی از پویاترین حوزه‌های علمی و اجرایی جهان است و سیستم‌های برنامه‌ریزی و نرم‌افزاری همواره درحال به روز شدن و ارائه راهکارهای نوین برای کاهش مخاطرات سازمان هستند. اگر به تاریخ ۵۰ سال اخیر مدیریت سازمانی نگاه کنیم، راهکارهای ریز و درشت فراوانی برای مدیریت بهینه و کاهش هزینه‌ها به سازمان‌ها ارائه شده است. سیستم ERP به روزترین و سرآمدترین راهکار مدیریت سازمانی را برای مدیریت و تصمیم‌گیری درست به مدیران ارائه می‌کند و بر پایه مستندات هر سازمان قابل اجرا است. در این گفت‌وگو، پریسا رادمهر مدیرعامل شرکت توسعه یکپارچه ایلیا و مجری ERP سازمانی، این سیستم را بیشتر معرفی می‌کند.
ابتدا سیستم ERP را برای آشنایی معرفی کنید. این سیستم چه کاری برای سازمان انجام می‌دهد؟
ERP سیستمی برای رهبری سازمان با آخرین فناوری‌های بین‌المللی و به دنبال توسعه یکپارچه سازمان است. کار ERP در همه دنیا یک بیزینس سخت و پیچیده است. ERP بزرگترین پروژه تغییر سازمانی در دنیا است و در سازمان‌ها بیشترین چالش را ایجاد می‌کند. در سال ۲۰۱۷ در جهان بیشتر ERPهایی که برای سازمان‌ها خریداری شدند، برای ارتقای سیستم‌های قدیمی به جدید بودند. ولی در دو سال گذشته در ایران ما به هر سازمانی رفتیم، تلاش کردیم به آنان ثابت کنیم که چرا ERP برای سازمان لازم است. چون در پیچیدگی‌های بازار و دنیای امروز ERP تنها سیستمی است که می‌تواند برای اتخاذ تصمیم درست در مدیریت سازمانی کمک کند.
اگر امروز سیستم ERP مستقر نباشد، مدیر سازمان هرگز نمی‌تواند بر اساس اطلاعات واقعی تصمیم بگیرد و نمی‌تواند منابع انسانی درست را گزینش کند. اگر بخواهد قرارداد جدیدی ببندد، بدون ERP نمی‌داند که آن قرارداد را چگونه با بدنه و وظایف سازمان ادغام کند. چگونه شیفت جدید کاری اضافه کند، ساعت کار را تغییر دهد یا شیفتی را حذف کند. این امکان روی سامانه‌های فعلی سازمانی ما وجود ندارد. الان همه سازمان‌ها پشت مشکلات اجتماعی، اقتصادی و سیاسی که در کشور ما وجود دارد پنهان شده‌اند ولی نمی‌دانند که با یک سیستم بهره‌وری درست می‌توانند حتی در همین شرایط رشد کنند و مشکلات خود را رفع کنند. ERP جزو گران‌ترین پروژه‌های تغییر است ولی ما برای آن هم راهکار داشتیم. ما با شرکت‌ها در نهایت انعطاف و حتی با رویکرد آموزشی و غیربیزینسی صحبت می‌کنیم. چون جامعه ما تشنه و دچار فقر دانش و دیتای درست است. منظور از دیتای درست، دیتایی است که منجر به تصمیم غلط نشود.
ما در سخت‌ترین شرایط جامعه ایران سخت‌ترین پروژه را انتخاب کردیم و در سخت‌ترین صنعت که پتروشیمی است ورود کردیم.
بجز فقر دانش، چه چیزی باعث می‌شود تمایل به ERP در سازمان‌ها این اندازه پایین باشد؟
پیاده‌سازی سیستم هزینه بالایی برای سازمان دارد که البته در برابر هزینه‌هایی که در سازمان هدر می‌رود، ناچیز است و با این سیستم می‌توان جلوی هدررفت هزینه را گرفت. انتقال آگاهی درباره سیستم ERP به سازمان‌ها، به مذاکرات ما هم بستگی دارد و البته فروش آن برای هر سازمان متفاوت است. ما معمولا به بدنه سازمان‌ها می‌رویم و چکیده‌ای از متدولوژی خود را به آن‌ها توضیح می‌دهیم و در یک بررسی دو سه روزه به ارزیابی از وضعیت موجود می‌رسیم. سپس به آن‌ها توضیح می‌دهیم که با یکپارچگی فرایندی قرار است به کجا برسید. این توضیحات در تصمیم‌گیری در انتخاب سیستم ERP خیلی به سازمان‌ها کمک می‌کند. ضمن اینکه ما آن‌ها را محدود به انتخاب نمی‌کنیم. ممکن است سازمان با یک راهکار دیگر بجز ERP بتواند به یکپارچگی و تصمیمات درست برسد. اگر ERP در سازمان‌ها پیاده‌سازی شود، با توجه به نوع صنایع، نیروی انسانی کاهش و بازدهی بالا می‌رود. به طور متوسط سرمایه‌ای که برای استقرار ERP صرف می‌شود، ظرف ۱۸ ماه به سازمان باز می‌گردد.
دقیقا خدماتی که شما به سازمان می‌دهید، چیست؟
ما برای هر صنعت مشاورین خبره آن صنعت را در کنار خود داریم و ماژول‌بیس حرکت می‌کنیم. مثلا برای صنعت پتروشیمی مشاورین مالی، مشاورین تولید و مشاورین تعمیر و نگهداری صنایع پتروشیمی را همراه با مدیران داخلی تیم ERP با مشاوران اقدام به شناسایی وضعیت سازمان می‌کنند و سپس راهکار خود را با راهکار بین‌المللی در صنایع پتروشیمی، خودروسازی و غیره مقایسه می‌کنند و به سازمان اعلام می‌کنند که ادامه کار آن‌ها با راهکار مدیریتی درمدیریت سازمانی چگونه خواهد بود و بدون آن چه می‌شود. این سیستم بومی شده است و پس از تحلیل صنایعی پروژه، مرحله پیاده‌سازی نرم‌افزاری آن انجام می‌شود. ERP ترکیب مهندسی صنایع با نرم‌افزار است.
شما معمولا این سرویس را به سازمان‌های خصوصی ارائه می‌کنید یا دولتی؟ میزان مقاومت یا استقبال آن‌ها از سیستم‌های نوین چگونه است؟
برای ما سازمان دولتی و خصوصی فرقی ندارد و میزان استقبال یا مقاومت بخش خصوصی و دولتی هم چندان فرقی با دیگری ندارد. این موضوع بستگی به بینش و آگاهی مدیریت سازمان دارد. تغییر ساختارهای سنتی برای آن‌ها سخت است. مقاومت از سوی همه لایه‌های سازمان رخ می‌دهد. به همین دلیل یکی از رموز موفقیت در استقرار ERP فرهنگ‌سازی است.
مزیت استفاده از سیستم ERP برای سازمان چیست و چقدر زمان برای استقرار آن نیاز است؟
کاهش هزینه و افزایش سود، مدیریت درست منابع و تصمیم‌سازی مناسب مزایای کلی ERP برای سازمان است. پروژه‌های ERP بسیار زمان‌بر است و به طور متوسط در یک سازمان دوره پیاده‌سازی آن دو سال طول می‌کشد. ERP سازمان را نگاه می‌کند و این قابلیت را دارد که بقیه ابزارهای مدیریت سازمانی را با خود همراه کند.
بر اساس آمارها، در صنایع پتروشیمی ایران سالانه ۱۰ هزار ساعت توقف تولید داریم که هزینه آن برابر با ۷۰۰ میلیون دلار امریکا است. ERP چه کاری برای این هزینه بالا و توقف تولید انجام می‌دهد؟
یکی از مهم‌ترین اقدامات برگزاری دوره‌ای سمینارهای آشنایی و معرفی ERP است. هدف این کار معرفی برنامه، خدماتی که شرکت‌ها به مدیریت سازمان ارائه می‌دهند، ابزارها معرفی می‌شوند و نمونه‌های برجسته دنیا بررسی می‌شوند. هر سمینار می‌تواند ویژه یک صنعت باشد. باید با کمک ERP مسائل سازمان را شفاف کنیم تا تصمیم‌سازی درست انجام شود.
شرکت ایلیا چه مدت است که کار خود را آغاز کرده و با چند شرکت قرارداد بسته است؟
از آغاز به کار ایلیا ۲ سال و نیم می‌گذرد و از شرکت Focus، سازمان نظام صنفی رایانه‌ای کشور، انجمن انفورماتیک ایران و انجمن مشاوران مدیریت ایران گواهینامه اخذ کرده است. طی یک سال و نیم ابزار خود را بومی کردیم و حفره‌های موجود در بازار را انتخاب و تحلیل کردیم. ما نماینده شرکت Focus هستیم. من بیش از ۷ سال در ایران و خارج از ایران با این شرکت کار کردم. البته من با چهار شرکت ERP بین‌المللی کار کردم ولی شرکت Focus به دلیل ویژگی‌های خاص و تکنیکال خود مناسب بازار ما است. اکنون ما با پتروشیمی امیرکبیر کار می‌کنیم و با چند سازمان دیگر در صنایع بانکداری و قطعه‌سازی به مرحله قرارداد رسیدیم.
گفت‌وگو: پریسا امام‌وردیلو